Muchas empresas dentro de sus políticas de RR.HH. o como iniciativa propia felicitan a sus empleados en el día de su cumpleaños. Puede ser de palabra, una llamada telefónica, un mail, un detalle o una simple nota. Aunque pueda parecer extraño, estas acciones pueden ser consideradas infracción según la actual Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Esta consideración e interpretación la ofrece la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que es quien realiza la advertencia.

Debemos tener presente que la fecha de nacimiento es un dato de carácter personal, el cual, si se utiliza para cumplir con los deberes y obligaciones legales que tiene la empresa no representa ningún riesgo ni es necesario el consentimiento por parte de sus trabajadores. Pero en el caso de que la fecha de nacimiento sea utilizada por la empresa en una actividad que no sea obligatoria, por ejemplo felicitar el cumpleaños a un trabajador sin que éste haya prestado su consentimiento, nos encontramos en una situación en la que la empresa puede estar cometiendo una infracción, de carácter leve, pero que le puede costar una sanción de 60.000 euros.

Pero el felicitar a sus empleados no es la única forma de cometer infracción en base a la mencionada Ley. Detallamos otros casos para que usted lo tenga presente.

1 - Recibir en el Departamento de Personal diferentes CV porque se está procediendo a una selección y archivarlos sin informar a los candidatos de su derecho de acceso, rectificación, oposición y cancelación es otra imprudencia. En este caso nos enfrentamos a dos infracciones: mantenerlos y no informar. Cada una de éstas puede tener una sanción de 60.000 euros.

2 - En un despido a un trabajador por causas de enfermedad y mencionar en su carta de despido su enfermedad (la que motiva su cese laboral) y que según el Estatuto de los Trabajadores debe mencionarse para poder optar por el despido por ineptitud sobrevenida, es otra imprudencia según la LOPD que puede costar a la empresa una sanción también de 60.000 euros.

3 - Delegar a una asesoría o gestoría la confección externa de las nóminas de sus empleados sin tener suscrito ambas empresas un documento contrato donde se regulen expresamente las responsabilidades de cada una de ellas en materia de protección de datos de carácter personal puede ser considerada una infracción muy grave y con multas  económicas de hasta 601.012 euros.

A pesar de que la AEPD es famosa por sus importantes sanciones económicas, la LOPD es demasiado desconocida en ocasiones por las empresas, y de forma especial por las Pymes las cuales, por su tamaño menor no necesariamente reciben multas menores de la AEPD.

Para evitar incurrir en riesgos innecesarios sobre este tema nos ponemos a su disposición para analizar su situación y de ser preciso aportar las medidas y acciones necesarias que deban tomarse para poder ajustarse a los requisitos de esta normativa, y tenga presente que la AEPD puede iniciar en cualquier momento un procedimiento de revisión en su empresa ante los indicios de posibles infracciones, y un indicio claro podría ser la denuncia de uno de sus trabajadores que piensa que le hemos vulnerado sus derechos o que simplemente "no quiere" mucho a la empresa.

Algunos de los temas a tener en cuenta y que podemos ayudarles a verificar son:

1-Ver las obligaciones de su empresa frente a la LOPD

2-Como se puede inscribir un fichero en la AEPD

3-Los diferentes niveles de privacidad y sus medidas de seguridad

4-Derechos de los empleados con sus datos personales

5-Las consecuencias frentes terceros que accedan a los datos de sus empleados

6-Las cámaras de seguridad

7-Que ocurre cuando se presenta una demanda frente a la AEPD y las sanciones a las que se enfrenta su empresa y hasta donde llegan sus responsabilidades